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Aug

Todos nós achamos que os telefones são para nos servir, e não somente para sermos atendidos e gostaríamos de saber como faze-lo funcionar assim. É difícil pensar em outro instrumento que nos consiga poupar tantos minutos na realização das actividades diárias, ou nos roubar mais ainda…

Embora sem dúvida os telefones tornem possíveis de nossas actividades, as vezes, nos sentimos incontrolavelmente compelidos a trabalhar sem eles. Se, por um lado, receber muitas ligações, fez outras que provavelmente salvam a vida de seus negócios. O segredo está em dominar o telefone de forma que ganhe a cada dia uma parcela maior que o que consiga seu serviço.

FALAR PESSOALMENTE É MELHOR

As conversas por telefone são um contacto de nível inferior a uma conversa pessoal, porque perdemos os sinais não verbais que enriquecem a comunicação, o contacto visual, expressões faciais, gestos das mãos e linguagem corporal. Porém a velocidade, a conveniência e o baixo custo, transformaram o telefone na forma dominante de comunicação nos negócios e cada vez mais na nossa vida pessoal. Há pessoas que mantém fortes relacionamentos sociais e profissionais com indivíduos que não vêem há anos, e que conhecem somente pelos contactos telefónicos.

ADMINISTRE AS LIGAÇÕES QUE VOCÊ FAZ

A primeira medida para economizar tempo antes de fazer qualquer chamada, é avaliar a necessidade às ligações. Tenha claro na mente o propósito da chamada. Se precisar tratar de mais de um assunto, anote todos os tópicos numa folha a sua frente. Depois vá direto aos pontos. Metade da cordialidade que muitos adoptam para não soar tão brusca é, na verdade, perda de tempo para outra pessoa. Guarde os comentários sobre o jogo de futebol e as conversas sociais para ocasiões mais apropriadas.

Experimente cronometrar suas ligações para tentar encerra-las logo. Isso vai ajudá-lo a controlar mais eficientemente o tempo de ligações.

Mantenha um registo das vezes que as pessoas para quem você liga estão realmente disponíveis, assim pode evitar os horários em que elas estão ocupadas ou fora do escritório.

Marque um compromisso com as pessoas importantes e coloque na agenda as ligações que precisa fazer. Além de aumentar as possibilidades de encontrar quem você quer, ambos estarão prontos par tratar imediatamente de negócios.

Faça as ligações que demandam acção da outra pessoa bem cedo. A pessoa chamada pode reunir os documentos solicitados, reflectir sobre decisões ou começar a trabalhar no que for preciso logo de manhã

AS LIGAÇÕES RECEBIDAS

As ligações recebidas (principalmente as indesejadas ou oportunas) são o terror de muitas pessoas na vida pessoal e profissional. Embora alguns executivos afirmem sempre atender pessoalmente as ligações sem passar por nenhum filtro, a adopção dessa prática pode sujeitá-la a uma enorme perda de tempo.

Pense o seguinte: você não permitiria que entrasse na sala a qualquer hora se estivesse ocupado. Porque então permitir que ligações o interrompam na mesma situação?

Faça alguém filtrar as ligações para si. É importante dizer que está “fora” e não em reunião como costuma dizer, quando estiver ausente, retorne as ligações assim que voltar e de preferência pontualmente, usando sempre de tacto e cortesia. Por fim, informe quais os horários do dia melhores para receber telefonemas.

EVITE FALAR DEMAIS

O hábito de ficar sempre que puder longe do telefone é a melhor táctica para se evitar se falar demais ao telefone. Esteja atento ao perigo de se envolver em todos os detalhes da vida de todas as pessoas que ligam para si, e preserve a habilidade de se desenvencilhar dos assuntos rotineiros e irrelevantes.

As extensas conversas sociais por telefone, principalmente durante o horário comercial, podem tornar o seu tempo mais escasso e reduzir drasticamente seus tempos de produtividade. Você pode diminuir tempo de socialização sem se tornar anti-social.

INFORMAÇÕES POR TELEFONE

Se não sabe, ficará surpreso ao descobrir quantas informações se podem conseguir por telefone, que levaria horas para se obter pessoalmente. Existem umas regras básica para se obter o número de informações desejadas no menor espaço de tempo possível:

Use uma linguagem directa, pergunte sempre o nome da pessoa que está falando, no caso de vir a precisar de informações mais tarde, escreva antecipadamente os tópicos sobre os quais deseja saber, vá directo ao ponto, e, finalmente tenha em mãos todos os números relevantes. Economize tempo usando todos esses artifícios e além disso, não seria nada mal adquirir um atendedor de chamadas ou telemóvel, aparelhos que economizam tempo e dinheiro!

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One Response to “Como Usar Melhor o Telefone no Secretariado em Casa”

  1. Me Liga Vai! Ama ou Odeia o Telefone? | Ideias para Negócios
    12:55 on August 23rd, 2010

    […] -> Aprenda Aqui a Fazer Melhor a Gestão dos Seus Telefonemas <- Author: O Idiota Time: Segunda-feira, Agosto 23rd, 2010 at 12:54 Category: Gestão do Tempo, Mudar a perspectiva, Planeamento Comments: You can leave a response, or trackback from your own site. RSS: You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. Navigation: « Anúncios Classificados GRÁTIS em Usados Bebé […]

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